Codice Etico

Premessa

Gecom S.p.A. (di seguito anche “Gecom” o la “Società”), con sede in Roma, opera prevalentemente nel settore della sicurezza e dei servizi ausiliari fornendo servizi diversificati ad importanti Gruppi della Moda, della Grande Distribuzione, dei Gruppi Bancari, degli Enti e di Multinazionali, operando come network ed un unico interlocutore per i clienti sull’intero territorio Nazionale ed Internazionale.
GECOM si avvale di personale operativo altamente qualificato e di maturata esperienza nel settore della sicurezza, con Sedi Operative in Roma – Arezzo – Milano, proponendosi come General Contractor nel sistema della security, impegnando le sue risorse operative tra il cliente e la struttura incaricata del servizio stesso, al fine di ottenere per il cliente il raggiungimento del migliore obiettivo, sia sotto l’aspetto amministrativo che tecnico operativo. Nell’ambito delle sue attività, Gecom S.p.A. opera anche come istituto di Vigilanza (R.D. 18.06.1931 n°. 773, T.U.L.P.S. art. 134) in possesso di tutte le necessarie licenze amministrative sia in proprio che con riferimento a ciascun singolo dipendente, addetto al servizio; è altresì Agenzia di Affari” (R.D. 18.06.1931 n°. 773, T.U.L.P.S. art. 115) ed agisce stabilmente come intermediaria nell’assunzione, trattazione e gestione di affari altrui, anche, per quanto in questa sede di interesse, nel settore delle attività e servizi riguardanti l’attività di accoglienza nonché vigilanza e custodia di beni mobili e immobili e, comunque, nell’ambito dei contratti di sicurezza in genere.
La Mission di Gecom è indirizzata a soddisfare il cliente nei suoi bisogni e desideri, creando per lui occasioni di stimolo, coinvolgimento e piacere, attraverso un’organizzazione moderna ed efficiente, tesa alla valorizzazione e motivazione dei collaboratori e alla crescita di valore dell’impresa per gli azionisti.
Gecom è consapevole che l’adozione di un Codice Etico, ove vengano sanciti i valori aziendali, sia di primaria importanza, oltre che nella prevenzione dei reati previsti dal D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231 (di seguito anche solo il “Decreto”), cui la Società ha deciso di adeguarsi pur non implementando modelli formali, anche per il perseguimento dell’oggetto sociale attraverso un’azione efficace, efficiente e trasparente.
Il presente documento (di seguito il “Codice Etico” o il “Codice”), adottato dal Consiglio di Amministrazione di Gecom, enuncia, pertanto, i principi ai quali la Società si conforma e dei quali pretende la più rigorosa osservanza da parte di tutti i Destinatari. 

Capo I

DISPOSIZIONI GENERALI

1 – AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI
1.1 I principi enunciati nel presente Codice sono destinati a vincolare tutti i soggetti che, nell’ambito della Società, ricoprono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, o che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo, tutti i dipendenti senza eccezione alcuna, coloro che cooperano e collaborano con essa – a qualsiasi titolo – nel perseguimento dei suoi obiettivi, e – più in generale – chiunque intrattenga con essa rapporti d’affari (di seguito i “Destinatari”). 

1.2 La Società si impegna a diffondere il presente Codice Etico affinché sia portato a conoscenza di tutti i Destinatari, nonché a garantire al personale aziendale adeguata formazione sui suoi contenuti. 

Capo II

PRINCIPI

2 – PRINCIPI
2.1 La Società accetta e condivide i principi etici (d’ora in poi, i “Principi”) di seguito enunciati: 

• legalità; 
• prevenzione del conflitto d’interessi; 
• professionalità e affidabilità; 
• trasparenza e correttezza nella gestione delle informazioni societarie; 
• riservatezza; 
• valore della persona e delle risorse umane; 
• tutela della sicurezza sul lavoro e dell’ambiente; 
• prevenzione del riciclaggio di denaro; 
• tutela della concorrenza; 
• qualità e sicurezza dei prodotti; 
• tutela della proprietà intellettuale. 

2.2 In nessun caso la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio di Gecom può giustificare comportamenti contrari ai Principi. 

3 – LEGALITÀ 

3.1 Tutti i comportamenti dei Destinatari, nell’ambito delle attività lavorative svolte per conto o nell’interesse della Società, sono improntati al più rigoroso rispetto delle leggi nazionali, comunitarie e internazionali vigenti e applicabili alla Società. 

4 – PREVENZIONE DEL CONFLITTO D’INTERESSI 

4.1 Nella gestione delle attività sociali e nell’assunzione delle relative decisioni (tra le quali, a titolo meramente esemplificativo, i rapporti con il socio, la selezione e la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro, la selezione e gestione dei fornitori e dei clienti etc.), i Destinatari operano con imparzialità nell’interesse esclusivo di Gecom, assumendo le decisioni con responsabilità, trasparenza e secondo criteri di valutazione oggettivi, evitando situazioni ove siano, o possano anche solo apparire, in conflitto d’interessi. 

4.2 Per conflitto di interessi si intende il caso in cui il Destinatario persegua un interesse proprio o di terzi diverso da quello aziendale ovvero compia attività che possano, comunque, interferire con la sua capacità di assumere decisioni nell’esclusivo interesse della Società, ovvero si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari della stessa. 

4.3 In ipotesi di conflitto di interessi, anche solo potenziale, i Destinatari informano senza indugio il proprio superiore gerarchico, conformandosi alle decisioni da questi assunte. 

5 – PROFESSIONALITÀ E AFFIDABILITÀ 

5.1 Tutte le attività poste in essere per la Società devono essere svolte con la massima diligenza, professionalità e affidabilità. 

5.2 I Destinatari sono chiamati a svolgere le attività di propria competenza con un impegno adeguato alle responsabilità loro affidate, tutelando la reputazione di Gecom e del gruppo cui le Società appartengono. Nello svolgimento delle attività, Gecom richiede lealtà e comportamenti secondo buona fede in uno spirito di rispetto e collaborazione reciproca, nonché l’adempimento degli obblighi contrattualmente assunti e delle prestazioni richieste.

6 – PROFESSIONALITÀ E AFFIDABILITÀ

6.1 Affinché i documenti contabili rispondano ai requisiti di veridicità, completezza, precisione e trasparenza del dato registrato, per ogni operazione contabile effettuata viene conservata agli atti della Società un’adeguata e completa documentazione di supporto, in modo da consentire: 

• un’accurata e fedele registrazione contabile; 
• un’immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottese all’operazione medesima;
• un’agevole ricostruzione del processo decisionale, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei livelli di responsabilità. 

6.2 Ciascun dipendente, per quanto di propria competenza, agisce secondo modalità tali per cui ogni dato inerente la gestione sia correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità. 

6.3 Ogni registrazione contabile deve riflettere esattamente le risultanze della relativa documentazione di supporto. Sarà, pertanto, necessario che la documentazione di supporto sia adeguatamente custodita, facilmente reperibile e archiviata secondo criteri logici. 

6.4 Nella gestione delle attività sociali, i Destinatari sono tenuti a rendere, anche all’esterno, informazioni trasparenti, veritiere, complete e accurate, astenendosi dal diffondere notizie false o porre in essere operazioni simulate. 

7 – RISERVATEZZA

7.1 La Società tutela la confidenzialità delle informazioni che costituiscono patrimonio aziendale, o comunque delle informazioni o dei dati personali di terzi in proprio possesso, nella più rigorosa osservanza della legislazione vigente anche in materia di tutela dei dati personali con specifico riferimento a quanto previsto dal regolamento (UE) 2016/679 denominato GDPR. 

7.2 L’obbligo di riservatezza si estende pertanto, oltre che alle informazioni che riguardano la Società, anche a quelle relative a clienti, fornitori, partner commerciali con i quali essa intrattenga rapporti commerciali, nonché agli altri soggetti con cui abbia rapporti che richiedano l’utilizzo di informazioni e dati personali. 

7.3 Nessun Destinatario può trarre vantaggi di alcun genere, diretti o indiretti, dall’utilizzo di informazioni riservate o di dati personali, acquisiti in occasione delle attività svolte per la Società. 

7.4 La comunicazione a terzi di informazioni confidenziali avviene esclusivamente da parte di soggetti autorizzati. Nella comunicazione a terzi delle informazioni, consentita per ragioni professionali, deve essere espressamente dichiarato il carattere riservato dell’informazione e richiesta l’osservanza dell’obbligo di riservatezza al terzo. 

7.5 Nel caso di accesso a informazioni di tipo elettronico protette da password, queste ultime possono essere conosciute esclusivamente dai soggetti assegnatari, che hanno l’obbligo di non divulgarle e di custodirle. 

7.6 I Destinatari si astengono dall’utilizzare informazioni riservate e non di dominio pubblico, delle quali siano venuti a conoscenza in ragione del loro ufficio e/o professione, per scopi personali e, comunque, non connessi con l’esercizio dell’attività lavorativa loro affidata o svolta nell’interesse della Società. In tale ottica, nessun dipendente può trarre vantaggi di alcun genere, diretti o indiretti, personali o patrimoniali, dall’utilizzo di informazioni riservate, né comunicare dette informazioni ad altri o raccomandare o indurre altri all’utilizzo delle stesse. 

8 – VALORE DELLA PERSONA E DELLE RISORSE UMANE

8.1 Gecom si impegna a garantire che nell’ambiente di lavoro non si verifichino molestie o comportamenti discriminatori basati su età, sesso, orientamento sessuale, razza, colore, lingua, nazionalità, opinioni politiche e sindacali, convinzioni religiose o su altre caratteristiche personali non attinenti al lavoro. 

8.2 Le risorse umane rappresentano per Gecom un valore indispensabile per il suo sviluppo e la crescita nel settore in cui opera. La Società tutela, pertanto, il valore della persona umana e – in tale prospettiva – non tollera condotte discriminatorie, molestie e/o offese personali.

8.3 Nella selezione e gestione del personale, la Società adotta criteri di pari opportunità, di merito e di valorizzazione delle capacità, competenze e potenzialità dei singoli individui impegnandosi a che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, evitando ogni forma di abuso. 

8.4 La Società garantisce, inoltre, il corretto espletamento di tutti gli adempimenti normativi volti ad un lecito soggiorno sul territorio dello Stato di dipendenti appartenenti a paesi extracomunitari. 

9 – TUTELA DELLA SICUREZZA SUL LAVORO E DELL’AMBIENTE 

9.1 Gecom promuove la salute e la sicurezza sul lavoro dei propri dipendenti e di tutti coloro che accedono ai propri uffici e ambienti di lavoro. 

9.2 La Società si impegna, inoltre, a garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, anche tramite la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti, anche attraverso attività formative, nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa antinfortunistica vigente.

9.3 In quest’ottica, ogni dipendente è chiamato a contribuire personalmente al mantenimento della sicurezza dell’ambiente di lavoro in cui opera, e a tenere comportamenti responsabili a tutela propria e degli altri. 

9.4 Nella gestione delle attività aziendali, Gecom tiene in massima considerazione la salvaguardia dell’ambiente, perseguendo anche il miglioramento delle condizioni ambientali della comunità in cui opera, nel pieno rispetto della normativa vigente. 

10 – PREVENZIONE DEL RICICLAGGIO DI DENARO 

10.1 La Società richiede massima trasparenza nelle operazioni commerciali e nei rapporti con i terzi, nel pieno rispetto delle normative, nazionali e internazionali, in tema di lotta al fenomeno del riciclaggio). 

10.2 I Destinatari non possono di conseguenza avviare rapporti d’affari per conto della Società con partner, clienti, fornitori o terzi che non diano garanzie di onorabilità, e non godano di buona reputazione o il cui nome sia associato a vicende connesse a riciclaggio.

10.3 Tutte le transazioni finanziarie trovano adeguata giustificazione nei rapporti contrattuali e vengono effettuate mediante mezzi di pagamento che ne garantiscono la tracciabilità. 

11 – TUTELA DELLA CONCORRENZA 

11.1 La Società crede in una sana e leale concorrenza nonché in un mercato competitivo e pertanto agisce nel rispetto della normativa antitrust. Sono pertanto vietati comportamenti ingannevoli o che possano integrare forme di concorrenza sleale e/o di abuso di posizione dominante. 

12 – QUALITÀ E SICUREZZA DEI SERVIZI 

12.1 Gecom pone attenzione alla qualità, alla sicurezza e all’affidabilità dei servizi prestati per raggiungere la soddisfazione dei clienti. 

12.2 I Destinatari sono pertanto chiamati a rispettare quanto indicato nelle procedure del sistema di gestione della qualità. 

13 – TUTELA DELLA PROPRIETÀ INTELLETTUALE 

13.1 La Società assicura, in attuazione del principio di osservanza delle leggi, il rispetto delle norme interne, comunitarie e internazionali poste a tutela della proprietà intellettuale. 

13.2 I Destinatari promuovono il corretto uso, a qualsiasi scopo e in qualsiasi forma, di tutte le opere dell’ingegno, compresi i programmi per elaboratore e le banche di dati, a tutela dei diritti patrimoniali e morali dell’autore. 

13.3 All’uopo, è fatto divieto di realizzare qualunque condotta finalizzata, in generale, alla duplicazione o riproduzione in qualunque forma e senza diritto dell’opera altrui. 

Capo III

RAPPORTI CON I TERZI

14 – RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

14.1 I rapporti e le relazioni con le Pubbliche Amministrazioni (tra cui, a titolo di esempio, per la tipologia di attività esercitata, Regioni e Assessorati alle attività produttive, Province e Comuni), con i pubblici ufficiali, con gli incaricati di pubblico servizio e, in ogni caso, qualsiasi rapporto di carattere pubblicistico, sono ispirati alla più rigorosa osservanza delle disposizioni normative applicabili e dei principi di trasparenza, onestà e correttezza.

14.2 In detti rapporti i Destinatari non devono influenzare impropriamente le decisioni dei funzionari che trattano o decidono per conto della Pubblica Amministrazione. La gestione dei rapporti con i funzionari, esponenti o rappresentanti della Pubblica Amministrazione è in ogni caso riservata esclusivamente ai ruoli aziendali a ciò autorizzati in base al sistema di deleghe e procure. 

14.3 E’ pertanto vietato offrire o elargire benefici finanziari o altre utilità, personali e non, per favorire o ricompensare decisioni favorevoli alla Società, e in ogni caso riconoscere benefici tali da ingenerare, in un terzo imparziale, dubbi in merito alla relativa correttezza o adeguatezza. 

14.4 Sono ammessi esclusivamente omaggi di modico valore riconducibili alle normali relazioni di cortesia, in linea con le normative applicabili e con le procedure aziendali e tali da non alterare l’indipendenza di giudizio del pubblico ufficiale. 

14.5 E’ fatto divieto di utilizzare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione documenti contenenti dati non veritieri ovvero omettere informazioni rilevanti al fine di ottenere, nell’interesse della Società, contributi o finanziamenti nazionali o comunitari. Non è consentito utilizzare eventuali contributi pubblici ricevuti per scopi difformi da quelli per cui sono stati assegnati. 

14.6 Le visite ispettive da parte delle autorità di controllo e i rapporti con l’autorità giudiziaria devono essere gestiti da personale autorizzato in uno spirito di collaborazione, correttezza e trasparenza, con divieto assoluto di ostacolare il regolare svolgimento dell’attività di verifica attraverso occultamento o distruzione di documentazione. 

15 – RAPPORTI CON CLIENTI, FORNITORI E PARTNER 

15.1 Gecom mira alla massima soddisfazione dei propri clienti, garantendo la professionalità, la disponibilità e la tempestività di risposta alle loro esigenze.

15.2 La scelta dei fornitori e la determinazione delle relative condizioni d’acquisto sono rimesse alle funzioni aziendali competenti, anche per il tramite di prestatori di servizi, che agiscono sulla base di criteri obiettivi e imparziali, fondati in prevalenza sulla valutazione della affidabilità, qualità, efficienza ed economicità. 

15.3 Anche la scelta dei Partner ricade su operatori che rispondono a criteri di eticità, affidabilità, buona reputazione, credibilità nel mercato di riferimento e serietà professionale. 

15.4 La Società gestisce i rapporti con i clienti, i fornitori e gli altri partner in affari con lealtà, correttezza e professionalità, incoraggiando collaborazioni continuative e rapporti di fiducia solidi e duraturi ed evitando qualsiasi fenomeno corruttivo che possa assicurare il mantenimento del business con la Società. 

15.5 Gecom non ammette, pertanto, alcuna forma di pagamento o concessione di vantaggi nei confronti di clienti, fornitori e altri partner in affari, che non sia strettamente derivante da un’obbligazione contrattuale, come tale disciplinata da un contratto. 

16. RAPPORTI CON ISTITUZIONI E ALTRE ORGANIZZAZIONI 

16.1 I rapporti con le Istituzioni sono improntati al massimo rigore, alla trasparenza e alla correttezza nel rispetto dei ruoli istituzionali. Analoghe regole comportamentali caratterizzano le relazioni politiche e sindacali che Gecom intrattiene.

16.2 La Società sostiene iniziative promosse da organismi di comprovata reputazione e per fini meritevoli (es. sociali, morali, scientifici, culturali, benefici o di solidarietà) che possano contribuire alla crescita e sviluppo della Società. 

16.3 Non sono invece ammesse contribuzioni, dirette o indirette, a partiti, sindacati, esponenti/candidati politici ovvero ad eventi con finalità politiche. 

16.4 Non sono consentiti rapporti, anche sotto forma di finanziamenti, con organizzazioni, associazioni o movimenti nazionali o esteri che perseguano, direttamente o indirettamente, finalità vietate dalla legge contrarie all’etica o all’ordine pubblico ovvero che violino i diritti fondamentali della persona.

Capo IV

DISPOSIZIONI SANZIONATORIE E FINALI

17 – IL RUOLO DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA 

17.1 Il controllo circa l’osservanza del presente Codice Etico è rimesso all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Di conseguenza il personale può rivolgere a detto Organismo eventuali dubbi in merito alla sua interpretazione e segnalare – anche in forma anonima attraverso canali dedicati – presunte violazioni di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito della propria attività lavorativa.

17.2 In caso di segnalazione, l’Organismo di Vigilanza garantisce la necessaria riservatezza nell’ambito delle proprie indagini per tutelare il segnalante che abbia informato in buona fede di fatti aziendali di presunta violazione del presente Codice, da possibili forme di ritorsione. 

18. CONSEGUENZE SANZIONATORIE 

18.1 L’osservanza del presente Codice Etico, formalizzata negli accordi contrattuali attraverso l’inserimento di una specifica clausola, forma parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 cod. civ.

18.2 Le violazioni del presente Codice da parte del personale costituiscono inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, in conformità alle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, con ogni conseguenza di legge con riguardo all’irrogazione di sanzioni disciplinari, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro con conseguente risarcimento dei danni derivati. 

18.3 Il rispetto dei principi del presente Codice, formalizzato negli accordi contrattuali attraverso l’inserimento di una specifica clausola, costituisce parte essenziale delle obbligazioni dei terzi che intrattengono rapporti commerciali con Gecom. Di conseguenza, l’eventuale violazione di tali principi nell’ambito delle attività rese dai terzi in favore della Società, può costituire causa di inadempimento contrattuale con ogni conseguenza di legge. 

19 APPROVAZIONE DEL CODICE ETICO E MODIFICHE

19.1 Il presente Codice Etico è approvato in data 14 settembre 2023 dal Consiglio di Amministrazione. Eventuali sue modifiche o aggiornamenti avvengono nella medesima forma e sono comunicati ai Destinatari.